Pomagamy sprostać wyzwaniom ery digitalizacji

Biznesowa i zdrowotna rzeczywistość wymusza na firmach cyfrową transformację, a życie i praca przenoszą się do Internetu – i to coraz szybciej. To zjawisko dotyka wielu aspektów, także firmowej dokumentacji. Jej digitalizacja to ważny element automatyzacji procesów biznesowych w Twojej firmie.

Dlaczego warto ucyfrowić dokumentację firmy?

praca zdalna

Coraz więcej plików powstaje tylko w formie cyfrowej, w 100% dopasowanej do wymogów pracy zdalnej, co zwiększa jej efektywność. Tony papieru, który pozostał, to jednak problem wielu firm, m.in. z branż tworzących dokumentację techniczno-budowlaną, finansową czy działów HR.

papierologia

Fizyczna dokumentacja zajmuje miejsce, niszczeje i marnuje czas, który przeznaczamy na poszukiwanie żądanego „papierka” – i choćby dlatego warto zamienić ją na zasoby cyfrowe. Ale są ważniejsze powody – digitalizacja dokumentacji pozwala podnieść efektywność zdalnej pracy, jakość procesów i zredukować koszty w organizacji.

cyfrowa transformacja

Wybierz partnera, który się na tym naprawdę zna – w Rhenus Data Office mamy wieloletnie doświadczenie, wiedzę, technologię i zaufany zespół. Korzystaj z naszych usług DigitalUp i rozwijaj biznes – obiecujemy zrobić wszystko, żeby Twoja firma gładko przeszła przez proces cyfrowej transformacji!

O NAS

Kim
jesteśmy?

„Wygodnie, bezpiecznie, oszczędnie” – to maksyma, którą realizujemy od 2001 r. Rhenus Data Office Polska Sp. z o.o. specjalizuje się w kompleksowej obsłudze dokumentów fizycznych i elektronicznych, zajmując się pełnym cyklem ich życia – od chwili powstania, poprzez przetwarzanie, przechowywanie aż po bezpieczne zniszczenie.

Zapewniamy Klientom zindywidualizowane, szyte na miarę rozwiązania przy zachowaniu pełnej przejrzystości prowadzonych działań. Wyróżnia nas sprawna, niskokosztowa logistyka i sprawdzone narzędzia IT.

Pracujemy z danymi, dlatego kładziemy na ich ochronę duży nacisk – posiadamy m.in. certyfikaty w zakresie bezpieczeństwa informacji ISO 27001 i zarządzania jakością ISO 9001.

Jesteśmy częścią Grupy Rhenus, gwarantującej stabilność (ponad 4 mld euro obrotu rocznie) i bogate doświadczenie (na rynku od ponad 100 lat). Tworząc nasze rozwiązania, korzystamy z technologicznego wsparcia Grupy i jej innowacyjnego podejścia do rozwoju biznesu.

Nasi Klienci

W branży zarządzania dokumentami najważniejsze jest zaufanie, a relacje partnerskie rozwijane są przez lata. Jesteśmy dumnymi współpracownikami takich firm jak:

Nasze
rozwiązania

Wspieramy firmy we wszystkich procesach, w których konieczna jest zamiana dokumentów papierowych na cyfrowe czy efektywne zarządzanie danymi i informacją. Do naszych wyróżniających się rozwiązań należą produkty DigitalUp:

InputUp więcej
Zarządzanie procesem rejestracji
informacji (w tym kancelarią cyfrową)
więcej
ConvertUp więcej
Konwersja dokumentów i danych
(skanowanie) dokumentów
więcej
EntryUp więcej
Obsługa procesu wprowadzania danych
do systemów informatycznych klienta
więcej
SpeedUp więcej
Rozwiązania do zarządzania procesem
obiegu dokumentów i zadań (workflow)
więcej
AccessUp więcej
Zarządzanie dostępem do danych i ich
składowaniem w chmurze
więcej
InvoiceUp więcej
Kompleksowe rozwiązania do konwersji
i przepływu faktur kosztowych
więcej
ProfitUp więcej
Usługi doradcze w zakresie poprawy
płynności procesów biznesowych
więcej
X

To automatyzacja procesu przetwarzania korespondencji przychodzącej i wychodzącej, oparta o wysoko wydajne oprogramowanie do kategoryzacji danych. Pozwala na ich digitalizację i automatyczną klasyfikację. Wzrasta jakość i tempo dystrybucji nadsyłanych dokumentów, a ich obieg przebiega znacznie prawniej. Produkt InputUp wspiera kancelarię w przetwarzaniu korespondencji przesyłanej w formie papierowej i elektronicznej, zapewniając pełną spójność działań kancelaryjnych.

Jak pomagamy?

  • zakładamy kancelarię i opracowujemy procedury jej działania
  • wspieramy Cię w codziennej obsłudze, prowadząc kancelarię papierową i cyfrową w naszym biurze, w modelu off-site
X

Świadczymy usługi profesjonalnego skanowania dokumentacji tradycyjnej i technicznej (czarno-białej lub kolorowej od 100 do 600 DPI, w tym wielkich formatów, w PDF, JPG oraz TIF. Kopie cyfrowe są kategoryzowane, katalogowane, nazywane i opisywane zgodnie z Twoimi oczekiwaniami.

Dlaczego warto digitalizować dokumentację?

  • eliminujesz możliwość zgubienia dokumentacji, uwalniasz przestrzeń w biurze i oszczędzasz czas potrzebny na dotarcie dokumentu
  • uzyskujesz trwały i jakościowy lepszy obraz od papierowego oryginału
  • nie musisz inwestować w drogi sprzęt – nasze skanery i oprogramowanie przetwarzają formaty od A7 do A0+, co oznacza, że zeskanujemy każdej wielkości rysunek
X

To komplet usług wprowadzania danych do systemów informatycznych Twojej firmy. Nasz doświadczony i doskonale wyposażony zespół wykonuje je w profesjonalnym biurze, stosując najwyższe standardy zabezpieczenia, przetwarzania i kontroli danych. Realizacje obejmują dane front- i back-office’owe, a lista usług obejmuje m.in. weryfikację kompletności kontraktów, przygotowanie i czyszczenie baz danych, wprowadzenie danych adresowych z ankiet, danych z zamówień, faktur, etc.

Dlaczego warto outsourcować usługi EntryUp?

  • oszczędzasz czas pracy własnych pracowników, zlecając czasochłonną pracę wprowadzania danych zaufanemu partnerowi z zewnątrz
  • zlecanie na zewnątrz niekluczowych czynności pozwala skierować pracowników do realizacji kluczowych zadań w firmie
  • oszczędzasz pieniądze na szkolenia, rekrutację pracowników i zapewnienie przestrzeni roboczej do organizacji projektu (biur, biurek, sprzętu komputerowego itd.)
  • ograniczasz wydatki ze względu na elastyczny model rozliczeń, uzależniony od rzeczywistej liczby wprowadzonych danych
X

Potencjał wszystkich wymienionych tu rozwiązań wykorzystasz w pełni, jeśli zoptymalizujesz sam obieg dokumentów w firmie. W ramach oferty SpeedUp wdrażamy i zarządzamy informatycznym systemem obiegu informacji i zadań (workflow), który znacząco usprawnia procesy przepływu danych w firmie. Wspiera nas w tym nasz partner technologiczny, ELO Digital Office GmbH, specjalizujący się w tworzeniu rozwiązań o dużej innowacyjności technologicznej klasy Enterprise-Content- Management.

Jak pomagamy w optymalizacji workflow przy użyciu produktu SpeedUp?

  • analizujemy proces, doradzamy usprawnienia, mapujemy kroki w systemie
  • wprowadzamy dane i klasyfikujemy je z wykorzystaniem technologii RTA (Robotic Text Automation) oraz RPA (Robotic Process Automation)
  • wdrażamy automatyczne sterowanie obiegiem informacji, wspierane technologią ECM (Enterprise Content Management)
  • przechowujemy dokumenty fizyczne i cyfrowe, nawet przez wiele lat
  • tworzymy rozwiązania portalowe i mobilne
  • budujemy mechanizmy współpracy oraz zarządzania wiedzą
X

W ramach AccessUp oferujemy nowoczesne, kompleksowe archiwum elektroniczne w chmurze pozwalające na efektywne zarządzanie Twoimi plikami. AccessUp to nasza odpowiedź na „zalew papierologii”. Po zeskanowaniu i opisaniu (np. akt osobowych) dokumenty przekształcane są w ich dokładne elektroniczne odpowiedniki. Oferujemy dostęp online poprzez przyjazny i intuicyjny interfejs oraz szyfrowane łącze.

Zdalny dostęp do nich może mieć każdy uprawniony pracownik. Szczególnie polecamy ten produkt średnim i dużym organizacjom o rozproszonej strukturze. AccessUp doskonale sprawdza się jako narzędzie do sprawnej obsługi Elektronicznych Teczek Osobowych (ETO). Już od 2019 r. pracodawcy mogą prowadzić dokumentację pracowniczą wyłącznie elektronicznie i coraz częściej wybierają tę formę (tzw. e-teczki).

AccessUp bardzo usprawnia codzienną pracę z dokumentami wszystkich działów firmy, zapewniając:

  • konstrukcję idealnie dopasowaną do pracy zdalnej (praca w home office przestaje być
    jakimkolwiek problemem)
  • mniejsze koszty przechowywania szybko dostępnej dokumentacji
  • lepszą ochronę przed zniszczeniem, zagubieniem lub wyciekiem danych
  • łatwy dostęp do informacji – wszystko masz w komputerze, koniec z segregatorami
  • przechowywanie informacji o pracowniku w bezpiecznej chmurze z nowoczesnym
    systemem informatycznym
  • możliwość generowania wielu przydatnych zestawień i raportów
  • oszczędność czasu pracowników
  • możliwość podpisania kopii cyfrowych kwalifikowanym podpisem elektronicznym
  • zabezpieczenie przed zagubieniem, zaginięciem lub zniszczeniem dokumentacji

W ramach oferty ConvertUp i AccessUp dbamy o każdy szczegół kompleksowego procesu digitalizacji: od transportu dokumentacji, przez jej skonwertowanie (zeskanowanie) do postaci elektronicznej, opisanie wymaganymi danymi (w tym podpisanie kwalifikowanym podpisem), po bezpieczne udostępnienie plików w profesjonalnym systemie informatycznym.

CO WARTO WIEDZIEĆ O ETO?

  • Obowiązek pełnej digitalizacji akt dotyczy konkretnego pracownika – jego teczka musi być w 100% cyfrowa!
  • Nie wszyscy pracownicy muszą posiadać ETO – akta części z nich można scyfryzować, a części pozostawić tylko w wersji papierowej!
  • Cyfrowy podpis, uprawniający do zapoznania się z ETO, muszą posiadać obie strony, ale w przypadku pracownika nie musi to być podpis kwalifikowany – wystarczy „zwykły” profil zaufany, który można założyć on-line za pośrednictwem np. aplikacji bankowej.
X

To kierowana do osób odpowiedzialnych za dział finansowo-księgowy kompleksowa oferta outsourcingu obsługi procesu digitalizacji faktur, ich dekretacji, akceptacji i księgowania. Przy użyciu elektronicznego systemu obiegu dokumentów i repozytorium faktur m.in. rejestrujemy faktury od dostawców, automatyzujemy odczyt danych (OCR) z ich treści oraz usprawniamy proces dekretacji i akceptacji dokumentów. To pozwala znacznie przyspieszyć i usprawnić procesy księgowania kosztów w Twojej firmie.

Jak InvoiceUp pomaga w organizacji pracy firmy?

  • zmniejsza o 30% nakład pracy potrzebny na obsługę faktur
  • skraca czas księgowania faktury w systemie
  • zapewnia pełną kontrolę wpływu i monitoringu terminowości przepływu faktury
  • pozwala na łatwy i sprawny dostęp do informacji w trakcie kontroli skarbowej lub audytu finansowego
  • usprawnia przepływ środków finansowych w firmie
X

Potencjał wszystkich wymienionych tu rozwiązań wykorzystasz w pełni, jeśli zoptymalizujesz sam obieg dokumentów w firmie. Zanim zdecydujesz się na rozwiązanie informatyczne,
skorzystaj z produktu ProfitUp i dowiedz się jak poprawić płynność procesów biznesowych w Twojej firmie.

W ramach ProfitUp oferujemy audyt procesów biznesowych, identyfikację i eliminację problematycznych obszarów, wprowadzenie transparentności i rozliczalności zadań, które pozwolą Ci zwiększyć efektywność zarządzania.

Jak pomagamy w optymalizacji workflow przy użyciu produktu ProfitUp?

  • analizujemy proces, doradzamy usprawnienia, rysujemy diagram przepływu
  • analizujemy dane i dokumenty pod kątem zastosowania automatycznej klasyfikacji i wykorzystania technologii RTA (Robotic Text Automation) oraz RPA (Robotic Process Automation)
  • pomagamy w wyborze optymalnego narzędzia do sterowania obiegiem dokumentów i informacji
  • pomagamy zaplanować kroki i ramy czasowe właściwego wdrożenia projektu

Rozwiązania DigitalUp z zakresu digitalizacji dokumentacji i zarządzania informacją są dopasowane przede wszystkim do realnych potrzeb i możliwości Twojej firmy.

Jeśli chcesz rozpocząć proces transformacji cyfrowej z DigitalUp, ale nie wiesz, od czego zacząć – skontaktuj się z nami.

Eksperci Rhenus Data Office Polska Sp. z o.o. chętnie przybliżą Ci szczegóły konkretnych rozwiązań i pomogą wybrać te, które pomogą w rozwoju Twojej organizacji.

A potem poprowadzą Cię przez wdrożenie krok po kroku!

ZAPYTAJ

Zapytaj nas o szczegóły albo zostaw swoje dane, a my przygotujemy ofertę dla Twojej firmy!

NAS